Tipps zur Migration von Kostenstellen nach Employee Central

Ein wichtiger Schritt in Ihrem Integrationsprojekt von SAP ERP zu SAP SuccessFactors Employee Central (Kurz SFEC) ist die Migration der Kostenstellen nach Employee Central.

Für die Migration der Kostenstellen gibt es einiges zu beachten. Zum einen muss entschieden werden, von welchem System die Kostenstellen nach Employee Central gesendet werden und zum anderen müssen die Kostenstellen „Employee Central ready“ gemacht werden. Dafür sind einige Data Cleanup Aktivitäten notwendig.

Üblicherweise verbindet man dazu das ERP System über eine Middleware, beispielsweise per SAP Cloud Integration mit SuccessFactors. Im Quellsystem muss man hierzu das Addon ODTFINCC installieren. Für das Aufsetzen der Verbindung verweise ich auf die offizielle Anleitung von SAP.

Bestimmung des Quellsystems

Falls das SAP-Finance-System (SAP FI) separat vom SAP HCM-System existiert, werden die Kostenstellen in der Regel per ALE (evtl. gefiltert) an das HCM-System verteilt.

Es gibt dann zwei Optionen zur Migration von Kostenstellen nach Employee Central.

  1. Migration mit Quellsystem SAP FI nach SFEC
  2. Migration mit Quellsystem SAP HCM nach SFEC

Optionen für die Systemverbindung für die Migration von Kostenstellen zu Employee Central

Festzuhalten ist, dass bei beiden Optionen das Finance System das führende System für die Kostenstellen bleibt.

Migration vom SAP FI nach SFEC

Diese Option reduziert die Komplexität, da das Finance System als führendes System nun neben dem SAP HCM-System auch das Employee Central direkt beliefert. Es gibt daher keine zusätzlichen direkten Abhängigkeiten zwischen den Systemen. Diese Option ist zudem zukunftssicher, falls man das SAP HCM-System ab einem Punkt stilllegen möchte.

Nachteilig ist jedoch, dass das Addon ODTFINCC in diesem Szenario in allen FI-Systemen installiert werden muss und die FI-Systeme somit auch die Minimalanforderungen für die Installation erfüllen müssen.
Die Minimalforderungen für die Installation befindet sich hier: Checking the Minimum Setup Required for Your Systems

In dieser Option kann man auch die Änderungszeiger für die Kostenstellen einschalten, das heißt, nach der initialen Kostenstellenmigration werden nur geänderte oder neu angelegte Kostenstellen verteilt. Der Änderungszeiger verringert die Auslastung der Schnittstellen und erlaubt ein kürzeres Intervall für die Migration der Kostenstellen nach Employee Central.

Migration von SAP HCM nach SFEC

Bei dieser Variante haben wir im System bereits einen vorgefilterten Scope an Kostenstellen, da man an SAP HCM i.d.R. die für HCM relevanten Kostenstellen verteilt. Für das Integrationsprojekt müssen wir somit nur das SAP HCM-System anpassen und keine Drittsysteme. Da Kostenstellen in diesem Szenario erst vom SAP HCM-System verteilt werden, erzeugen wir allerdings eine Abhängigkeit zwischen den Systemen.

Bei Kostenstellen, die per ALE-Verteilten werden, funktionieren die Änderungszeiger nicht. Der Grund dafür ist, dass die Änderungszeiger für die Nachrichtentyp ODTF_CCTR nicht per ALE mitverteilt werden.  Das heißt, dass man die Änderungszeigerlogik entweder Kundeneigen nachbauen muss oder dauerhaft alle Kostenstellen als Job nachladen muss.

Sperrmechanismen für Kostenstellen nach Employee Central

Im SAP ERP System kann man Kostenstellen sperren. Den gesperrten Kostenstellen kann man keine Mitarbeiter zuweisen. Im Gegensatz dazu werden in SFEC Kostenstellen nicht gesperrt, sondern auf inaktiv gestellt. Für die Migration müssen wir daher die Kostenstellen aufbereiten, indem wir sie mit einem Gültigkeitsdatum versehen.

Dazu führen wir folgende Schritte aus:

  • Wir erzeugen Einträge mit dem Startdatum, ab welchem die Kostenstelle gesperrt sind
  • Der Sperrvermerk sollte nur im in den Gültigkeitszeiträumen gesetzt werden, indem sie tatsächlich gesperrt sind
  • Allen Mitarbeiter, die gesperrten Kostenstellen zugeordnet sind, müssen für den gesperrten Gültigkeitszeiträumen nicht gesperrten Kostenstellen zugewiesen werden.

Fazit zur Migration von Kostenstellen nach Employee Central

Ich empfehle frühzeitig das FI-Team in das Integrationsprojekt einzubeziehen. Das FI-Team kann bei der Bereinigung der Kostenstellen operativ oder koordinativ unterstützen und je nach Frage des Quellsystems die Konfiguration durchführen. Für die Frage des Quellsystems sollte man die Frage nach der Anzahl der SAP FI-Systeme, deren Systemstände sowie die Zukunftspläne für das HCM-System in den Vordergrund stellen. Auch ein späteres Umstellen des Quellsystems kann eine valide Option sein.

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