Einleitung

Kandidaten mit wenigen Klicks im SuccessFactors Recruiting zu einem Bewerbungsgespräch einladen? Das ist möglich mit der Outlook Integration.

SAP bietet mit dem Modul SuccessFactors Recruiting eine Softwarelösung, die Sie unterstützt das richtige Personal für ihr Unternehmen zu finden. Oder in SAPs eigenen Worten: „Mit SAP SuccessFactors Recruiting können Sie durch ergebnisorientierte Recruitingmethoden sowie integriertes Feedback und Automatisierung die richtigen Talente gewinnen.“

Im Recruiting-Prozess ist es durchaus von Bedeutung, persönliche Gespräche mit den Kandidaten zu führen. Dabei markiert die Einladung zu den Gesprächen einen entscheidenden Moment im Prozess der Personalauswahl.

Auch hierzu bietet das Modul eine eigene interne Lösung. Jedoch verwenden viele Unternehmen andere Applikationen zum Kalendermanagement, wie beispielsweise MS Outlook. Dies hieße jedoch einen manuellen Wechsel der Applikation inmitten des Prozesses.

Zum einen würde ein solcher Applikationswechsel im Recruiting Prozess einen unsauberen Bruch bedeuten. Zum anderen jedoch auch zu doppelter Datenpflege führen. Was wiederum auch zur Folge haben kann, dass es zu Übertragungs- und Eingabefehlern kommen kann. Zudem kann es unter Umständen zu Problemen führen, wenn die Systeme nicht zum selben Zeitpunkt aktualisiert werden.

Um diese Prozesse zu optimieren und zu zentralisieren, bietet SAP SuccessFactors eine nahtlose Integration mit Microsoft Outlook an. Mithilfe dieser Outlook Integration können Unternehmen den gesamten Recruiting-Prozess effizient in SuccessFactors verwalten und überwachen. Folgedessen ohne die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuwechseln. Dieser Blogbeitrag wird Ihnen einen detaillierten Einblick in diese Integrationsmöglichkeiten geben Ihr Recruiting effektiver zu gestalten.

Outlook Integration in den SF Recruiting Prozess

Welche Vorteile bringt uns nun diese Integration? Einfach gesagt können wir direkt aus dem Recruiting Prozess direkt in SuccessFactors eine Einladung an den Bewerber per Outlook senden. Es steckt darüberhinaus aber noch einiges mehr dahinter, auf das ich hier eingehen möchte.

Die Systemverbindung zwischen SuccessFactors und Azure

Dazu möchte ich kurz auf den zentralen Punkt in der Konfiguration eingehen, auf die Verbindung zwischen den Systemen, die Integration. Denn zum Einen leiten wir nicht nur eine Nachricht von SuccessFactors an MS Outlook weiter. Zum Anderen ermöglichen wir SuccessFactors einen erweiterten Zugriff auf die Informationen in Azure. Azure ist die Cloud-Plattform auf denen die verschiedenen Anwendungen von Microsoft wie unter Anderem Outlook und Teams laufen. Das bedeutet, dass wir zuvor in SuccessFactors die Zugriffsdaten von Azure einpflegen müssen.

Die Informationen erhalten wir bei der Registrierung der Applikation in der Azure Umgebung. Hierbei ist es wichtig, dass wir die benötigten Berechtigungen vergeben. Sollten Sie an dieser Stelle Unterstützung benötigen, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.

Einerseits ermöglichen wir mit dieser Verbindung und den entsprechenden Berechtigungen, dass SuccessFactors eine Einladung mit einem Teams Meeting versenden kann. Andererseits können wir darüberhinaus auch die zuvor berechtigten Kalender einsehen. Üblicherweise sollten dies die Kalender des Unternehmens sein, dem sie zugeordnet sind.

Diese Funktion ermöglicht es uns Vorstellungsgespräche anhand der aktuellen Verfügbarkeiten der beteiligen Personen wie z.B. HR-Recruiter oder Teamleiter einzuplanen. Wir bekommen hierdurch eine Übersicht mit allen Terminen. Außerdem ermittelt das System automatisch freie Zeitfenster, in denen die beteiligten Personen für eventuelle Bewerbergespräche zur Verfügung stehen.

Auswahl und Anzeige bestimmter Kalender

Wie oben ersichtlich, zeigt uns SuccessFactors nach Auswahl der Personenkalender (unbegrenzte Anzahl auswählbar) alle verfügbaren Zeitfenster an. Natürlich können wir zuvor die Dauer des benötigten Zeitfensters anpassen.

Nach dem sie nun einen freien Zeit Slot ausgewählt haben, können sie entsprechend eine Einladung an alle Teilnehmer versenden. Darüberhinaus gibt es noch weitere Konfigurationsmöglichkeiten, die Ihnen helfen den Prozess zu personalisieren und zu optimieren.

Gestalten von personalisierten Einladungen

Natürlich lassen sich diese Einladungen entsprechend unserer Bedürfnisse und Firmenrichtlinien anpassen. Mit Hilfe der Transaktion „Manage Recruiting Email Templates“ können wir in SuccessFactors die Vorlagen für die Einladungen anpassen und gestalten.

Einrichten von Response-Benachrichtigungen

Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen und E-Mail-Auslöser in der Outlook-Integration für die Interviewplanung ein. Dadurch werden Benachrichtigungen ausgelöst, wenn Interviewer oder Räume auf eine Meeting-Einladung antworten. Ein antwortender Raum klingt im ersten Moment etwas eigenartig, ist aber auf die Standardraumbuchung von Microsoft zurückzuführen.

Optionale Erweiterung mit der Raumbuchung

Damit kommen wir auch zu dem Punkt der Raumbuchung. Hier können wir mehrere Räume auswählen, die für das Vorstellungsgespräch infragekommen. Das System wählt dann den ersten Raum, der verfügbar ist, aus, ohne dass eine bestimmte Reihenfolge gilt. Dann wird eine zusätzliche Einladung an den Meetingraum gesendet, der entsprechend eine Antwort geben muss. Damit darauf reagiert werden kann, ist es notwendig den E-Mail-Auslöser „Outlook Response to Interview Organizer“ zu konfigurieren.

Tipp und Tricks!

Am Ende möchte ich noch einen Tipp aus unserem Erfahrungsschatz aus vergangenen Integrationen geben:
Sollten sie verwundert sein, dass die angezeigten freien Zeitfenster eigenartig verschoben sind, kann das unter anderem an der Zeitzone liegen. Diese Information wird aus dem Employee Profile der Interviewer abgeleitet und für die Ermittlung der Zeitfenster genutzt.

Wir hoffen, dass sie an den Möglichkeiten der Integration mit MS Outlook Gefallen gefunden haben. Sollten sie demzufolge Interesse haben Ihren eigenen Recruiting Prozess zu optimieren, dann unterstützen wir Sie dabei jederzeit gerne. Melden Sie sich einfach bei uns.